自動で”見切る”前に見るべき判断基準。日数だけで切ると機会を逃す
こんにちは、時短ギア管理人の清光です。
コードは書けない現役の営業ですが、AIと一緒に、現場が毎日使う業務システムを1年以上つくり続けてきました。
「もう反応がないから、この案件は自動で片付けよう」——そんな仕組みを作ったことはありませんか。
実はその”自動の見切り”、材料を間違えると、掴めたはずの案件を静かに取りこぼし続けます。
この記事では、自動化で案件を”やめる”判断をするときに何を材料にすればいいかを、自作ツールでの実体験と手順で解説します。
自動の”見切り”が事故った日のこと
自作の顧客管理ツールに、ある機能を入れたことがあります。
「一定の日数つながらなかった案件を、自動で片付ける」という機能です。
ところが機能を入れたまさにその日、現場でこんなことが起きました。
「もう繋がらないだろう」と思っていた相手に、電話をかけたら普通に出たのです。
話はそのまま進み、決まりそうな案件になりました。
この出来事で気づいたのが、自動の”見切り”は判定の材料次第で意味が反転する、ということでした。
「日数が経った」で切ると、サボりを機械が正当化する
「一定日数つながらなかったら片付ける」は、一見合理的に見えます。
でも材料をよく見ると、”日数が経った”は「かけたけれど出なかった」という事実ではありません。
ただ”かけていない”だけの案件も、同じように日数だけは経っていきます。
「もう繋がらないだろう」は、かけていないから出てくる推測にすぎないのです。
ところが自動化すると、この推測が画面の上では事実の顔をして並びます。
つまり「日数」を材料にした自動の見切りは、自分がサボった案件を機械が黙って正当化する装置になります。
判断基準を「かけたが出なかった記録」に変える手順
ここから先は、実際にツールを直したときの手順です。
- 案件ごとに、担当者が実際に電話をかけた日時を記録できる欄を作る
- 「自動で片付ける」条件を、経過日数ではなく「電話をかけたが出なかった回数・日時」に変更する
- 記録が1件も無い案件は、どれだけ日数が経っていても自動では片付けない設定にする
- 切り替え後しばらくは、自動で片付いた案件を週次で見直し、入力漏れがないか確認する
ポイントは、「かけていない」と「かけたが出なかった」を、システム上ではっきり別の情報として扱うことです。
「入口」と「出口」は同じ基準にしない
ここでもう一つ、整理しておきたいことがあります。
そもそも手を出さない案件を決める”入口”の基準と、一度受けた案件を見切る”出口”の基準は別物です。
入口は多少厳しく絞ってもいいのですが、出口を機械任せの日数だけで決めると、今回のような機会損失が静かに積み重なります。
以前「効率化したら、やらなくていい仕事まで増えた話」でも書きましたが、自動化は足切りの基準まで一緒に設計しないと、どこかで必ずしわ寄せが出ます。
Q. 「かけたが出なかった記録」を残すのは手間が増えませんか?
増えますが、ボタン1つで記録できる形にすれば、数秒の操作で済みます。
その数秒を惜しんで機会を逃すほうが、営業としては痛手だと感じています。
Q. 自動で片付ける仕組み自体をやめたほうがいいですか?
いいえ、やめる必要はありません。
問題は自動化そのものではなく、何を材料に判定させるかだけです。
Q. 記録が無い古い案件は、どう扱えばいいですか?
記録が無いなら”未接触”として別枠に出し、自動では片付けず人の目で見る対象にするのが安全です。
0件のまま放置される枠を作らないことが大事です。
まとめ
- 自動で案件を”やめる”仕組みは、判定材料が「やった記録」か「やらなかった時間」かで意味が反転する
- 「日数が経った」だけを材料にすると、サボった案件を機械が正当化してしまう
- 入口(そもそも触らない)と出口(一度受けたものを見切る)は、別の基準で運用する
- ＝繋がるはずだった案件を、自動化のせいで静かに取りこぼす事故を防げます
今日はここまで。この記事が、あなたの時間を少しでも価値に変えるお手伝いになれば嬉しいです。
それでは、また次の時短ハックでお会いしましょう。
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