業務効率化が逆効果になる理由と、増えた仕事を減らす3ステップ

こんにちは、時短ギア管理人の清光です。

コードは書けない現役の営業ですが、AIと一緒に、現場が毎日使う業務システムを1年以上つくり続けてきました。

道具を入れて作業は速くなったはずなのに、なぜか前より忙しい——そんな感覚になったことはありませんか。

この記事では、業務効率化が逆効果に見えてしまう仕組みと、増えた仕事を減らす3ステップをお伝えします。

業務効率化が逆効果に見えるのは「面倒くささ」が足切りだったから

私は営業の案件を管理する道具を自作して、依頼を拾って追いかけるまでの手間を大きく下げました。

ところが数週間使って出てきた実感は、正直こうです。「拾うのが簡単になったせいで、拾わなくていい依頼まで増えた」

仕組みは単純でした。拾うコストが高いうちは、「面倒だから」が無自覚な足切りとして働いていたんですよね。

効率化は、その足切りを黙って外します。だから処理できる件数は増えるのに、成果につながる率のほうは下がる。

つまり効率化が上げるのは処理速度であって、対象の質ではないんです。

例えば1件拾うのに5分かかっていたものが1分になれば、同じ30分で6件だったところが30件になります。

増えた24件の中身までは、道具は選んでくれません。玉石混交のまま、全部が自分の手元に乗ってきます。

ステップ1｜「拾わなくてよかった件数」を1週間数える

最初にハマったのが、実感だけで「もうこの手の依頼は切ろう」と基準を作りかけたことでした。

実数を見ないまま切ると、当たりの依頼まで一緒に落ちます。まず測る、が先なんですよね。

私は手帳に4項目だけ書き足す形にしました。

1. 日付
2. 拾った依頼（一言でよい）
3. 結果（進んだ／消えた／保留）
4. それにかけた時間（5分単位のざっくりで十分）

1週間ぶんたまったら、「消えた」に付けた時間だけを合計します。

これが、効率化で増えたぶんの見えないコストです。数字で出ると、次の判断がかなり楽になります。

ステップ2｜「これは拾わない」を1行で言葉にする

数えた結果を並べると、消えた依頼にはたいてい共通点が1つ見つかります。

その共通点を、そのままメモに書き出すだけでいいです。私はこういう形で置いています。

【拾わない基準】
・条件が○○のものは、その日のうちには追わない
・迷ったら「後回し棚」へ入れて、週1でまとめて見る

大事なのは、基準を頭の中に置かないことです。書いていない基準は、忙しい日にいちばん先に消えます。

ここは効率化しても疲れる原因を書いた記事とも地続きで、浮いた時間の使い道は先に決めておかないと勝手に埋まります。

ステップ3｜足切りは機械ではなく、人の目の前に置く

ここで「基準を自動で判定して弾けばいい」と思いがちですが、私はおすすめしません。

機械側に足切りを置くと、当たりの依頼まで無言で消えます。しかも、消えたこと自体に気づけません。

自作ツールでも似た失敗をしています。入力項目を140個まで増やしたら、作った自分でも使えなくなりました。

結局、使用頻度を見ながら90個まで削りました。AIは機能を足し算で増やしますが、引き算できるのは使った人間だけなんですよね。

だから足切りも「自動で消す」ではなく、後回しの棚に寄せて、人が週1でまとめて見る形にします。

見えるところに残しておけば、間違って切ったときに自分で気づけます。

よくある疑問

Q. 数えるのが面倒で、続かない気がします。

1週間だけで十分です。目的は習慣にすることではなく、判断材料を1回つくることなので。

Q. 拾わない基準を作ると、チャンスを逃しませんか？

逃す可能性はあります。だから機械で消さず、後回し棚に残して週1で見返す形にしています。

Q. 業務効率化そのものをやめたほうがいいですか？

いいえ、逆効果に見えるのは道具のせいではありません。基準を用意しないまま速度だけ上げたからです。

速くする設計と「拾わない基準」を同じタイミングで用意する。それだけで印象が変わります。

まとめ

• 業務効率化が逆効果に見えるのは、「面倒だから」という無自覚な足切りが外れるから
• 効率化が上げるのは処理速度であって、対象の質ではない
• まず1週間、「拾わなくてよかった件数」と、そこに使った時間を数える
• 基準は頭の中ではなく1行の文にして、機械ではなく人の目の前に置く

正直に書くと、私自身はいまステップ1の途中です。数える前に基準を作らない、と決めたところなんですよね。

それでも「増えた件数を成果と勘違いしない」と言葉にしただけで、依頼を見る目が変わりました。

今日はここまで。

この記事が、あなたの時間を少しでも価値に変えるお手伝いになれば嬉しいです。

それでは、また次の時短ハックでお会いしましょう。

自作している業務システムのことや、お仕事のご依頼はお問い合わせからどうぞ。