「何を自動化すればいいか分からない」の答えは”数える”3ステップ
こんにちは、時短ギア管理人の清光です。
AIで道具は作れるようになったのに、「そもそも何を自動化すればいいのか分からない」で止まっていませんか？
正直、私も昔はここで固まっていました。仕組み化のネタが、ひらめきで降ってくるのを待っていたんですよね。
この記事では、自動化のネタを何から見つけて始めるか——その答えを”数える”という具体的な手順で最後まで書きます。
なぜ「何を自動化するか」で手が止まるのか
結論から言うと、多くの人は自動化のネタを「ひらめき」で探しているからです。
でも、いいアイデアが天から降ってくるのを待っていても、まず降ってきません。
私自身、仕組み化のネタを思いつきで見つけられたことは一度もないんです。
ネタはひらめく場所ではなく、自分がすでに毎日繰り返している作業の中にしかありません。
だから探し方は「考える」ではなく「数える」。ここを変えるだけで、候補がぞろぞろ出てきます。
答えは”数える”。繰り返しを見つける3段階
私が使っているのは、繰り返しを3つの層でたどる方法です。上から順に見ていきます。
- 頭の中：毎回、同じ判断をしていないか（例：この連絡は誰に、いつ回すか）。
- 普段の行動：毎回、同じ手順を踏んでいないか（例：決まった画面を開いて同じ文面を打つ）。
- システム化：上の2つで見つけた繰り返しを、AIに仕組みへ変えてもらう。
大事なのは順番です。いきなり3番目の「システム化」から入らないこと。
先に1番と2番で「繰り返し」を数えて棚に並べてから、最後に仕組みへ落とす。この順だと迷いません。
AIを使い始めてから、私の場合はこの3段が回る速度が一気に上がりました。
ひとつ、通しで例を挙げます。私が実際にやっていた「毎朝の状況確認と、決まった連絡」です。
まず頭の中では、毎朝ほぼ同じ判断をしていました。「返事が止まっている相手は誰か」を毎回洗い直していたんです。
次に行動では、決まった画面を開いて、ほぼ同じ文面の連絡を手で打っていました。
この2つが「毎日・同じ」だと数えられた時点で、システム化できる候補だと分かります。
実際に仕組みにしたら、毎朝10分ほどかかっていた確認と連絡が、通知を見て判断するだけの1〜2分になりました。
今日から始める一歩：今週2回以上やったことを書き出す
では、何から手をつければいいか。最初の一歩はとてもシンプルです。
今週、2回以上やった作業を、思い出せるだけ書き出す。これだけです。
2回以上出てくる作業は、来週も再来週も出てきます。つまり仕組みにする価値がある繰り返しです。
- 紙でもメモアプリでも、今週やった作業をざっと書き出す。
- その中で「2回以上やった」ものに印をつける。
- 印のついた作業に、上の3段を当てて「どこが毎回同じか」を一言添える。
- いちばん回数が多いものを1つだけ選び、AIに仕組み化を相談する。
書き出したリストは、そのままAIに渡せます。私はこんな一言を添えて相談しています。
次のリストは私が今週2回以上やった作業です
この中で仕組み化しやすいものを回数と手間の観点で順位づけして
それぞれ何を自動化できるか短く教えてくださいここで大事なのは、最初から全部を自動化しようとしないこと。
私は昔これで詰みました。あれもこれもと欲張って、結局どれも完成しないまま止まったんです。
回数がいちばん多い1つに絞る。小さく始めるほうが、結局いちばん早く楽になります。
「そもそも効率化を何から始めるか」で迷う人は、非エンジニアの業務効率化の始め方も合わせて読んでみてください。
ちなみに「困ったらその都度AIに直してもらう」のと、「繰り返しを見つけて仕組みにする」のは、似ているようで差が開いていきます。
| やり方 | 単発で毎回AIに頼む | 繰り返しを仕組みにする |
|---|---|---|
| その場の速さ | 速い | 最初だけ少し手間 |
| 2回目以降 | また同じ手間がかかる | ほぼ自動で片づく |
| 使うほど | 差は開かない | どんどん楽になる |
Q. めんどくさそうな作業から手をつけるべき？
いいえ、逆です。人は「めんどくさそう」というだけで、その作業の手間を勝手に大きく見積もりがちです。
実際にやると1時間で終わることも多いんですよね。まず回数が多いものから、小さく試して手間を実際に測るのが早いです。
Q. 単発でその都度AIに直してもらうのじゃダメ？
ダメではありません。ただ、繰り返しを仕組みにしないと、同じ手間を毎回払い続けることになります。
単発対応と仕組み化は、使うほど差が開きます。両方を使い分けるのがいいです。
Q. 書き出しても「これ自動化できるの？」と判断できません。
判断はAIに任せて大丈夫です。私もコードは書けませんし、良し悪しも分かりません。
上のプロンプトのように「どれが仕組み化しやすいか」を聞けば、候補と方法をAIが並べてくれます。
まとめ：ネタは”ひらめく”のではなく”数える”
- 自動化のネタは、ひらめきではなく繰り返している作業の中にある。
- 探し方は「頭の中 → 普段の行動 → システム化」の3段で数える。
- 最初の一歩は今週2回以上やったことを書き出すだけ。
- 全部やろうとせず、回数が多い1つに絞って小さく始める。
ここまでできれば、「何を自動化すればいいか分からない」で止まることは、もうありません。
浮くのは1日数分でも、毎日・毎週と積み上がれば、あなたの時間は確実に増えていきます。
今日はここまで。
この記事が、あなたの時間を少しでも価値に変えるお手伝いになれば嬉しいです。
それでは、また次の時短ハックでお会いしましょう。
