指標の分母の決め方。数字がずれる原因は任意入力
こんにちは、時短ギア管理人の清光です。
コードは書けない現役の営業ですが、AIと一緒に、現場が毎日使う業務システムを1年以上つくり続けてきました。
自分で作った集計画面なのに「この数字、実感と違うな」と思ったこと、ありませんか。
この記事では、指標の分母の決め方を、私が実際にやらかした失敗と、直すときの手順までまるごと書きます。
実感とずれる原因は、たいてい分子ではなく分母
私がハマったのは、自作の業務ツールで「お客様と話せた率」を出そうとしたときでした。
最初はアプリに残る発信の記録を分母にしました。アプリから電話をかければ記録が残るので、それで数えられるはずだと思ったんですよね。
ところが実際は違いました。スマホから直接かけた分や、記録の画面を閉じてしまった分が、全部「話せていない」側に落ちていたんです。
出てきた率は実態よりかなり低い数字でした。正直、そのまま人に見せていたら判断を丸ごと間違えるところでした。
分子（話せた件数）は合っています。壊れていたのは分母のほうだけでした。
分母に使えるのは「サボれない入力」だけ
直すときに効いた質問は、たった1つです。
その入力は、しなくても仕事が回りますか？
回るなら、その記録は必ず欠けます。しかも忙しい日ほど飛ばされるので、忙しい日のデータだけが消えるという偏り方をします。
逆に、入力しないと次の作業へ進めないものは欠けません。私のツールなら、案件のステータスや、どうなったかの理由の選択がこれにあたります。
分母をそちらに持ち替えて計算し直したら、数字が一気に実感へ近づきました。
| 記録の種類 | 分母に使えるか |
|---|---|
| 入力しなくても業務が回る記録（任意のメモ、任意のチェック） | 使えない。忙しい日から先に欠ける |
| 入力しないと次へ進めない記録（ステータス、理由の選択） | 使える。業務が止まるので必ず埋まる |
| 機械が自動で残す記録（送信ログなど） | その操作の経路が本当に1本だけか確かめてから |
私が踏んだのは3行目の罠でした。自動記録は一見いちばん信用できそうに見えますが、経路が複数あると静かに漏れます。
指標の分母を決め直す3ステップ
難しい作業ではありません。紙とペンでも15分あれば終わります。
- いま見ている率を1つ選び、分子と分母をそれぞれ日本語で書き出す（「話せた件数 ÷ 電話をかけた件数」のように）
- 分母の記録について「これを入力しなくても仕事は回るか」を確かめる。回るなら候補から外す
- 欠けない記録に置き換えて、同じ期間で計算し直し、前の数字とどれだけ違うかを見る
3の「どれだけ違うか」が大事です。ここが大きくずれるほど、それまで見ていた数字が実態から遠かったということになります。
AIに相談するなら、この3行をそのまま投げると早いです。
この率の分母に使っている記録はこれです
この記録は、入力しなくても業務が回ってしまいますか
回るなら、欠けにくい別の記録に置き換える案を3つ出してください私の環境では、自分では思いつかなかった置き換え先を出してくれることが多いです。
先回りして答えておきます
Q. 分母を直したら数字が悪くなりました。失敗ですか？
いいえ、たいていは正常です。分母が正しく増えるぶん、率としては下がります。
悪化したのではなく、いままで良く見えていただけなんですよね。ここで慌てて元に戻すと、また嘘の数字に戻ります。
Q. 過去の数字と比べられますか？
比べられません。定義を変えた日で線を引いて、その前後は別物として扱うのが安全です。
私は変更した日をメモに残して、グラフを見るたびに思い出せるようにしています。
Q. 欠けない記録がどこにも無い場合は？
まず、その入力を業務の流れに組み込めないかを考えます。「入れないと次へ進めない」形にできれば、それが一番強いです。
どうしても無理なら、率を出すのをやめて実数だけ見ます。分母が怪しい率より、正直な実数のほうがまだ判断に使えます。
ちなみに、集計の枠そのものが機能していないケースもあります。そちらはダッシュボードの指標の決め方にまとめました。
まとめ
- 実感と合わない数字は、分子ではなく分母を疑う
- 判定の質問は1つ。「その入力は、しなくても仕事が回るか」
- 回るなら欠測する。忙しい日のデータから先に消える
- 置き換えたら数字は下がって見えるが、それが本当の位置
- 定義を変えた日で線を引き、前後は比較しない
この15分で得られるのは、見るたびに「本当かな」と疑わなくていい数字です。
疑いながら見る数字は、結局そのたびに現場へ確認する手間を生みます。そこが消えるのが一番大きいと感じています。
今日はここまで。
この記事が、あなたの時間を少しでも価値に変えるお手伝いになれば嬉しいです。
それでは、また次の時短ハックでお会いしましょう。
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